個人情報の利用目的の公表、及び開示等に応じる手続き
一般財団法人渋谷区スポーツ協会（以下、法人という。）は、JISQ15001要求事項に基づき、取得した個人情報を次の通り取扱います。
1．保有個人データの利用目的
| 個人情報の種別 | 利用目的 |
|---|---|
| 資料請求やお問合せを頂いた方の個人情報 | ・お問合せへの対応 |
| クラブやイベント参加者の個人情報 | ・法人が実施する部活動に関する部員管理、連絡、部費の請求等のため ・クラブ活動及びイベント普及のためのチラシ・HP掲載（クラブ活動・イベント時の写真や動画）のため ・各種イベントの参加者管理、連絡、イベント参加費徴収のため ・法人サービスのお知らせをするため ・事故対応及び緊急連絡のため ・問い合わせ対応のため 等 |
| お取引先の個人情報 | ・お取引先との連絡、契約の履行 等 |
| 採用候補者、応募者の方の個人情報 | ・採用選考のため ・面接日程等の連絡のため |
| 社員情報 | ・人事労務勤怠管理のため ・給与支払いのため 等 |
| 法人訪問者の個人情報 | ・入退室管理のため |
2．保有個人データの安全管理措置
皆様よりご提供を頂きました保有個人データに関し、下記の通り安全管理措置を講じております。
【組織的安全管理措置】
・取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程を策定しています。
・個人情報の取扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署の者による監査を実施しています。
【人的安全管理措置】
・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
【物理的安全管理措置】
・個人情報を取り扱う区域において、従業者を含む入退室管理の実施をしています。
・個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の紛失又は盗難等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動も含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。
【技術的安全管理措置】
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人データベース等の範囲を限定しています。
・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
3．個人情報の開示等について
法人に保有している個人情報の利用目的の通知、個人情報の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示（以上を“開示等”という）に誠実に対応いたします。手続きは下記の相談窓口までご連絡ください。ご請求内容を確認の上、書面で対応いたします。
なお、受託された業務に関わるご本人又は代理人より直接法人にご請求があった場合は、受託元担当者にご連絡の上、対処いたします。
4．開示等の手続きの方法
- 「個人情報開示等申請書」をダウンロードします。
- 法人所有の個人情報をもとに、本人確認をさせて頂きます。
- 代理人からのお問い合わせの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させて頂きます。
- お問い合わせは、「個人情報開示等申請書」により下記連絡先へ郵送で承っております。
- 保有個人データの「利用目的の通知」又は「開示」（第三者提供の開示を含む）をご希望の場合には、大変恐縮ですが1件につき800円をお支払い願います。
保有個人データ又は第三者提供記録の『開示』をご希望する場合は、紙又は電子メールでの開示が可能となります。「個人情報開示等申請書」に選択欄がございますので、紙又は電子メールでの開示をご指定ください。指定がない場合は、紙での開示となりますので、ご了承ください。
- 「個人情報開示等申請書」により頂いた個人情報は、お問い合わせをいただいお客様との連絡に使用いたします。それ以外の使用はいたしません。
5．個人情報の苦情・相談窓口
個人情報の開示等、及び苦情・相談の窓口を次に示します。
一般財団法人 渋谷区スポーツ協会 相談窓口
連絡先：〒150-0031 東京都渋谷区桜丘町23-21
6．代表者及び個人情報保護管理者
法人の代表者、個人情報保護管理者を次に示します。
代表者：理事長 藤田 俊哉
個人情報保護管理者：久保田 淳
2024年7月1日 制定